Le monde change, les pratiques RH également !

L’époque des candidatures reçues par voie postale, avec des lettres de motivation soigneusement rédigées à la main, semble déjà bien lointaine… L’heure est aujourd’hui davantage aux candidatures ultra simplifiées en quelques clics (quand ce n’est pas un seul !). Apparus sur le marché il y a une quinzaine d’années, les médias sociaux professionnels comme Linkedin et Viadéo ont enclenché le processus de digitalisation du recrutement. Les réseaux sociaux ont facilité les prises de contact entre recruteurs et candidats en permettant de poster des offres d’emplois et en attirant les talents via des contenus réhaussant la marque employeur.

 

Les plateformes de recrutement abondent, se perfectionnent…

Le recrutement est un levier majeur de compétitivité pour les entreprises qui ne peuvent pas se permettre de le traiter sous un angle administratif. La gestion des candidatures est un enjeu fort pour les RH qui exige une organisation sans faille. Les candidatures, qu’elles soient sur un poste spécifique ou spontanées, arrivent par de multiples canaux (réseaux sociaux, jobboards, emails, sites entreprise, sites carrières…), ce qui complexifie leur suivi et leur traitement. A cette multiplication de points d’entrée en relation, s’ajoutent les attentes grandissantes des candidats en matière de réactivité de l’employeur et de personnalisation de l’expérience.

Des logiciels de recrutement ont donc été créés pour permettre de gagner en réactivité, qualité et performance. Ces systèmes de suivi des candidatures (ATS – Applicant tracking systems) permettent la multi-diffusion des offres, le sourcing de candidats, l’implémentation de workflows, la planification d’entretiens, l’évaluation collaborative des candidats, la gestion de CVthèques, le pilotage des recrutements et performance RH… Les logiciels de recrutement sont aujourd’hui nombreux sur le marché de la digitalisation, les solutions intègrent de plus en plus d’innovations comme les algorithmes de matching, les chatbots, l’analyse intelligente de données… Candidats et recruteurs sont séduits par ces outils offrant simplicité, transparence et garantie de bon fit.

 

Mais ces outils de digital recruiter ne permettent pas, à eux seuls, de porter une démarche full demat : il faut y ajouter un système assurant la valeur juridique des contrats électroniques.

Si de plus en plus d’entreprises se dotent de ce type de solutions de recrutement, le contrat d’embauche reste souvent au format papier. La signature électronique est effectivement un outil encore peu répandu chez les employeurs français. Seules quelques grandes entreprises, ainsi que des enseignes d’intérim, ont choisi de l’adopter pour pouvoir mettre en œuvre un processus d’embauche entièrement dématérialisé et ainsi tirer pleinement profit du digital. Il est regrettable d’avoir investi dans l’automatisation des premières étapes du process de recrutement sans aller au bout de la digitalisation de l’embauche. Cela a un côté déceptif pour le candidat qui attend davantage d’un employeur innovant et constitue un clair manque à gagner pour le service RH en termes de productivité, d’accessibilité aux contrats et aux futurs dossiers salariés.

Le périmètre fonctionnel de la grande majorité des outils de recrutement s’arrête au choix du candidat, les processus papier reprenant alors la main. Plutôt que de remplir et faire remplir des documents à imprimer, à transmettre par courrier puis à stocker dans une armoire, il est préférable de se doter d’un outil de contractualisation en ligne. Cet outil, complémentaire au SIRH, générera et enverra pour signature électronique les propositions et contrats d’embauche à partir des informations du dossier candidat (préalablement constitué par dépôt et contrôles de pièces). Le candidat reçoit le contrat numérique sur sa messagerie électronique ou se connecte à une plateforme pour y accéder. Il reçoit ensuite, par SMS ou par e-mail un code lui permettant de signer le document. Il est automatiquement relancé s’il ne le fait pas dans les temps.

En général, la dématérialisation du contrat de travail est couplée avec la mise à disposition d’un coffre-fort électronique aux collaborateurs, un espace de stockage sécurisé et privé qui permettra de recevoir d’autres documents par la suite comme feuilles de paie, éventuels avenants, attestations Côté employeur, le contrat signé est automatiquement classé dans le SAE (Système d’Archivage Electronique), garant de la valeur légale du document et seul moyen de se passer des placards de dossiers salariés papier.

 

Passez au full digital, gagnez en agilité pour contractualiser vos embauches, réalisez d’importantes économies sur le traitement de vos contrats tout en améliorant leur sécurité et suivi en recourant à des solutions de signature et gestion électroniques ! C’est toute la promesse d’acteurs spécialisés en gestion de contenus comme Numen.