Numen, qui dématérialise déjà pour FONCIA 10 000 factures par jour depuis début 2012, s’est vu confier la mission de qualification du périmètre de la consultation nationale organisée par FONCIA en 2014 sur les contrats d’approvisionnement en gaz. À la clé pour les 1,3 millions de clients de FONCIA concernés : jusqu’à 17% d’économies, pour un total de près de 10 millions d’euros.

Numen dématérialise depuis début 2012 l’ensemble des factures émises par les prestataires et reçues par FONCIA pour le compte de ses clients (copropriétaires, syndics de copropriété, etc.). Les 123 cabinets FONCIA concernés envoient quotidiennement les factures en format électronique à Numen qui les traite, les archive et en extrait les données comptables, que FONCIA intègre ensuite dans son système de gestion. Au total, plus de 10 000 factures sont ainsi traitées quotidiennement.

Face au changement de législation début 2014, FONCIA a souhaité lancer une consultation auprès des différents fournisseurs de gaz afin de proposer à ses clients une meilleure maitrise des charges. Pour ce faire, il fallait collecter un nombre très important de données hétérogènes afin de les structurer et proposer une véritable « aide à la décision » pour la direction de FONCIA. Les informations nécessaires ont été extraites des factures fournisseurs par Numen, selon les immeubles, le profil de consommation, le point de livraison, etc.

« Pour accompagner FONCIA dans sa consultation achat, nous avons travaillé sur des données telles que les montants annuels facturés pour chaque fournisseur, afin d’identifier les plus importants d’entre eux. Ensuite, nous avons collecté à partir des factures le détail de chaque contrat fournisseur et la copropriété concernée, le type de contrat, les dates d’échéance, le profil de consommation, etc. » précise François Chahuneau, Directeur des Technologies et de la R&D du Groupe Numen.

«Numen bénéficiait d’un accès privilégié à nos factures et aux données qu’elles comportent, et notre projet concordait avec leur proposition de délivrer des données de qualité et un service à plus forte valeur ajoutée » rajoute Arnaud Thamin, Chef de Projet chez FONCIA Groupe.

En effet, Numen a souhaité proposer, en complément de la numérisation, l’application de ses technologies « big data », et ainsi passer de la simple capture de documents à l’analyse intelligente de factures, afin de permettre à FONCIA de bénéficier d’une vision à la fois globale et ciblée des diverses prestations et des différents prestataires, et ainsi améliorer la qualité de son service. Les données étant concentrées dans une base de donnée conçue et administrée par Numen, il a été possible de dégager rapidement des tendances générales de consommation et de ressortir des éléments isolés.

« Numen est un partenaire stratégique de FONCIA depuis maintenant plusieurs années ; l’équipe a su mettre à notre disposition son expertise et son rôle de conseil, et être force de proposition en anticipant un besoin auprès des équipes achats qui s’est avéré réel et urgent », explique Arnaud Thamin.

Le projet, qui s’est déroulé entre mars et juin 2014, a permis à FONCIA de mener à bien une vaste consultation auprès de l’ensemble des fournisseurs de gaz. En bénéficiant d’une réelle visibilité sur les données et sur la réalité des usages, FONCIA a pu ainsi sélectionner 4 prestataires et massifier ses achats en permettant à ses clients de faire des économies significatives allant de 15 à 17%, pour un total de près de 10 millions d’euros.