HP Paris St-Joseph x Numen : dossier patient dématérialisé pour un hôpital zéro papier

Issu en 2006 de la fusion de trois hôpitaux, le Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph est une structure privée à but non lucratif qui accueille en moyenne 200 000 patients par an. Confrontée au flux d’une centaine de dossiers et de milliers de pages manipulées par jour, la Direction Générale de l’Offre de Soins lance, en novembre 2011, le programme Hôpital Numérique.

Vers le zéro papier

Le but de ce programme est simple : supprimer les dossiers papier en les remplaçant par des dossiers patients informatisés. Terminée la recherche d’archives longue et laborieuse, toutes les données patients seront désormais accessibles en quelques clics. La mise en œuvre de ce programme s’est révélée être un véritable succès. En l’espace de 18 mois, 7 millions de pages avaient été numérisées. Tous les dossiers des patients sont aujourd’hui stockés sur serveur et gérés via un Système d’Archivage Electronique.

Alors comment une structure aussi importante que l’Hôpital Saint Joseph est-elle parvenue à se libérer du papier ?

1. Référencement des dossiers à numériser

Dans le cas de l’Hôpital Saint Joseph, des ateliers de numérisation ont été mis en place « in situ » afin d’entamer la reprise des archives existantes. Après avoir évalué la volumétrie de l’historique papier des dossiers patients (125 pages par dossier en moyenne), l’hôpital a investi dans 6 scanners couleurs capables de numériser jusqu’à 50 000 pages par jour sous tout type de format. La priorité a été donnée aux dossiers des patients susceptibles de revenir dans les trois mois (les dossiers dits « de la file active »). Une équipe de 25 étudiants embauchés pour l’été se sont attelés à cette tâche.

L'importance d'un plan de classement 

Avant l’implémentation de la solution de GED, un plan de classement a été élaboré en se basant sur l’arborescence des dossiers papier. Afin d’optimiser un maximum le poids et le nombre d’images numériques des documents, il a été décidé que tout le contenu d’un sous-dossier (notes manuscrites du médecin traitant, résultats d’analyses de laboratoire, comptes-rendus opératoires, etc.) serait agrégé en un seul fichier pdf.

La gestion des droits

La question des droits d’accès s’est également posée. Ainsi, les droits de consulter et/ou modifier les dossiers ont été attribués aux 1200 utilisateurs de l’hôpital selon leurs profils (médecin, assistant médical, etc.). Afin d’assurer la sécurité des données, chaque action est enregistrée dans un journal grâce à un module de traçabilité (notamment avec des accès en mode « bris-de-glace »).

Conserver correctement les documents

Enfin, le choix de la durée de conservation des documents a dû être déterminé afin d’être paramétré dans le module de conformité (SAE à vocation probatoire). En effet, selon la réglementation en vigueur, les dossiers patients doivent être conservés au moins 20 ans avant de pouvoir être détruits (pour en savoir plus : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F12210). 

Grâce à cette préparation en amont, l’implantation de la solution s’est effectuée en seulement un mois et demi. Très rapidement, les résultats se sont fait sentir :

Simplification du processus administratif

Economies sur les coûts générés par les processus manuels et le stockage physique des dossiers « patients »

Valorisation du personnel

Lauréat en 2016 des Trophées de la Transition Numérique, l’Hôpital Saint Joseph incarne aujourd’hui l’exemple parfait d’un établissement de santé « zéro papier ». Suite au succès du projet de dématérialisation des dossiers patients (12 millions de pages numérisées à ce jour), un nouveau projet a été initié en 2018 : la dématérialisation des dossiers du personnel.