Nos archivistes, chefs de projets, …  prennent la parole et vous livrent des témoignages sur nos projets clients. Découvrez en 6 épisodes de beaux projets et de belles aventures humaines.

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« La mission de Numen pour un grand groupe privé de l’industrie chimique consiste en l’audit et le traitement des archives papier de l’ensemble des sites concernés à l’international dans le cadre d’un projet de refonte des activités et de réaménagement des locaux. Rien que sur le site principal, 10 kms sont concernés par un vaste arriéré non maîtrisé.

Or, si le temps des archives papier est révolu, sur lui tout repose. Ce projet a demandé une logistique importante par sa taille et ses échéances temporelles et budgétaires à respecter. L’archiviste/records manager est alors parfois amené à devenir gestionnaire de projets. »

Client : Solvay Groupe

L’envergure et l’environnement d’un projet d’ampleur (mars 2018-Août 2019)

La mission de Numen pour cette entreprise internationale consiste en l’audit et le traitement des archives papier de l’ensemble des sites concernés sur son site principal en Belgique et en France par le grand projet interne de transformation du groupe (création de nouveaux bâtiments et digitalisation des process). Celui-ci voit la destruction/reconstruction de plusieurs bâtiments sur plusieurs sites et dans plusieurs pays. Il met ainsi en place des déménagements en cascade de personnes et d’archives dans des locaux temporaires. Il est soumis à des deadlines relativement incompressibles de débuts de chantiers.

La première complexité de la mission tient au nombre des sites et bâtiments impactés par le projet en Belgique et France : le siège social en Belgique qui concerne à lui seul plus de 1000 personnes, 4 sites majeurs à Lyon, 2 sites majeurs à Paris. Cette multiplicité implique des opérations simultanées à mener dans un temps limité au vu de l’ensemble des fonds concernés. Au total, il s’agit de vider et/ou déplacer environ 15km de fonds ou archives vivantes des bureaux, dont les 10 premiers kilomètres la première année en prévision des déménagements. Le projet archives est de fait intimement lié à l’ensemble du projet de construction et du fait des sommes en jeu est piloté en mode projet, ce qui implique de notre part en tant que consultant d’être complètement intégré et de rendre des comptes. La masse d’archives la plus importante au début de la mission se situe à Bruxelles, 10km. Une grille de récolement des fonds a été réalisée ainsi qu’une grille de planification et suivi des prestations à réaliser sur les fonds. Les archives ont différentes origines, elles sont aussi un héritage des différents achats et sociétés ayant existé par le passé. Il n’existe à l’heure actuelle plus aucun archivage centralisé comme les structures de ces entreprises en possédaient le long du XXème siècle. A Bruxelles, 150 contacts ont dû être pris et suivis pour arriver à des prises de décisions sur chaque fonds. Consécutivement à ce jour, 650 prestations de tous types ont été demandées aux différents prestataires suite aux décisions acquises auprès des entités de l’entreprise (destruction, indexation, manutention, numérisation, etc). Des 10km, 6km ont été détruits, à raison d’environ 1km par mois pendant les 6 premiers mois. Les opérations d’indexation des 4km restants ont eu lieu pendant plus d’un an. Plus de 2000 conteneurs ont été réalisés pour les externalisations futures dans les dépôts d’archives.

 

L’humain, le papier, l’archiviste, le gestionnaire de projets

Le temps des archives papier est presque révolu mais sur lui tout repose. Ces 5-10 dernières années la production d’archives nativement papier face aux archives électroniques s’est progressivement limitée, elle est rarement mais parfois le fait unique des anciens. Il s’agit en majorité de l’arriéré dont on a perdu la trace et connaissance car parfois plus aucun des personnels de ces époques ne subsiste encore dans l’entreprise pour en parler.

Deux soucis majeurs se font alors jour et qui vont continuellement conditionner actions et résultats. Dans la large équipe projet en elle-même, notre équipe archives arrive bien avant tout le monde. Les autres phases du projet sont au stade de la réflexion, des projections, des désirs et des idées. Chacun y va de sa proposition. Les plus avancés en sont au stade du choix des prestataires et des solutions. Notre phase du projet, elle, se doit d’être dans l’opérationnel, ici et maintenant. Elle est pionnière quant au projet global. De plus, bien qu’en amont du projet de construction les archives sont largement en aval des préoccupations des personnels de l’entreprise en dehors de l’équipe projet.

Comment en effet l’emporter sur le design du laboratoire du futur ? Sur les futurs outils de travail ? Sur les préoccupations de ressources humaines ? Ou la division des espaces ? La gestion des archives est le parent pauvre dans la vie de l’entreprise, sujette à des nécessités légales et des besoins métiers bien plus que patrimoniales.

Pouvoir assimiler tous ces aspects et rester dans le respect des échéances et des budgets constitue probablement l’aspect le plus compliqué de ce vaste projet. Le fait de ne pas travailler en pleine latitude sur les fonds implique beaucoup d’attente, beaucoup de modifications de planning car les fonds ne sont pas prêts, les personnels indisponibles et aux tempéraments variables et les processus décisionnels longs et complexes. La planification à cet égard fut difficile, un challenge constamment à retravailler. Bien des fois il a fallu réviser certaines dates du fait de ces contraintes. Pendant les périodes de congés, la visibilité quant aux actions à effectuer dans le planning des manutentionnaires et archivistes était tombée à quelques jours. Les maintenir à flux tendu signifiait courir après le temps, fixer des rendez-vous, avoir des réponses. Nous avons réussi. Ce projet a demandé une logistique plus importante par sa taille et ses échéances que la plupart des projets plus petits impliquant peu de fonds.  L’archiviste est amené à devenir gestionnaire de projets.

Quentin FUNCK

Records manager NUMEN