Les directions des ressources humaines sont de plus en plus impactées par l’évolution de la réglementation tant au niveau des relations avec les salariés, qu’au niveau des obligations de l’entreprise.
Les directions des ressources humaines peuvent optimiser le traitement de demandes spécifiques et la communication avec son écosystème grâce à la digitalisation des processus.

De manière pragmatique, évoquons trois exemples emblématiques ci-dessous :

► La gestion des demandes RGPD

Depuis la mise en place du RGPD en mai 2018, un collaborateur peut demander à son service RH à voir toutes les données dont l’entreprise dispose sur lui ou encore demander à ce que ses données personnelles soient effacées après son départ de l’entreprise.

Dès lors, un responsable RH doit rassembler toutes les informations dont l’organisation dispose sur le collaborateur et cela peut s’avérer une tâche particulièrement chronophage. Au-delà du dossier du collaborateur, le responsable RH sait-il réellement quelles données personnelles du collaborateur sont détenues dans l’entreprise ? Où ces données sont-elles stockées/archivées ? Où retrouver les demandes de congés, les demandes d’entretien, les notes de frais, les avenants au contrat, les justificatifs d’absence ?   Ces documents sont généralement stockées dans différents systèmes, aussi bien en physique qu’en numérique.

Dans le cadre du RGPD, les RH doivent par conséquent :

  • Gérer les différents types de demandes RGPD
  • Identifier les documents et données concernées
  • Suivre l’instruction et l’avancement des différentes demandes
  • S’assurer que le délai de réponse obligatoire (30 jours) n’est pas dépassé ou, encore mieux, être alerté lorsque le délai arrive à échéance.

Rappelons qu’en cas de non-conformité, les sanctions peuvent être lourdes et mettre en péril la structure. Jusqu’à 4% du CA annuel mondial de l’entreprise ou 20 millions d’euros d’amende en cas de sanction maximale.

► La gestion de la Base de Données Économiques et Sociales (BDES)

Chaque entreprise, à partir de 50 salariés, doit mettre à disposition du comité économique et social (CSE) ou des représentants du personnel une base de données économiques et sociales (BDES).

Cette dernière rassemble des données et documents sur les orientations économiques et sociales de l’entreprise ainsi que des contenus obligatoires qui varient selon l’effectif.

L’employeur doit mettre à disposition et actualiser les données contenues dans la BDES. Il doit également mettre à disposition de personnes habilitées et au CSE la possibilité de la consulter en numérique ou en physique.

Les entreprises ont tendance à avoir des difficultés à recueillir, concentrer, actualiser puis partager les données et documents de la BDES.

Or, les risques ne sont pas neutres. En cas d’absence de base de données unique, l’employeur est coupable de délit d’entrave, passible d’une amende de 7 500 €.

► La gestion des contentieux prudhommaux

Bien que le nombre de contentieux prudhommaux soit en baisse ces dernières années notamment avec les dispositions de la loi Macron, il n’en demeure pas moins que le coût moyen d’un contentieux prudhommal s’élève à 30 000€ et que la part des jugements favorables aux salariés en 2018 par le conseil des Prud’hommes s’élevait à 66%.

Par ailleurs, le délai de traitement moyen en France d’un litige au Prud’hommes est de 17 mois.

Pour l’employeur et le responsable RH qui font face à un contentieux avec un collaborateur, la problématique réside dans le partage des documents et des différentes pièces justificatives avec son avocat pour apporter les éléments factuels au dossier.

Où puis-je retrouver l’entretien individuel de l’année N, sachant qu’entre-temps le système de passation des entretiens a changé ? Où est passé l’entretien individuel papier dans le dossier d’archive de l’année N ? Où retrouver une pièce justificative rangée dans le dossier du salarié sur mon PC mais supprimée par inadvertance ? Comment puis-je m’assurer que les pièces que je transmets en original à l’avocat me soient correctement restituées ? Comment m’assurer d’un partage sécurisé de ces pièces ?

Dans le cas de procédure judiciaire, 100% des demandes non étayées par la pièce justificative ont été rejetées.

Sur ces trois sujets, la dématérialisation est une réponse pertinente, sécurisée, réglementaire et économique pour réduire considérablement les risques.

Sur la problématique des demandes RGPD, elle a un vrai rôle à jouer pour accompagner la mission du RH et s’assurer du respect des obligations RGPD.

Sur la BDES, elle constitue un atout indéniable en favorisant l’accès et le partage des informations : classement centralisé, mise à disposition d’un espace sécurisé de consultation (dataroom)

Enfin, sur le sujet des contentieux prudhommaux, la dématérialisation en simplifie la gestion :

  • Réunir facilement les documents nécessaires dans un classement centralisé,
  • Suivre l’état d’avancement des procédures en cours,
  • Partager les documents nécessaires, avec des tiers (avocat), dans des espaces sécurisés, sans risque de perte ou de temps de photocopie.

Pour être pertinente et efficace, la dématérialisation doit respecter certaines conditions telles que :

  • L’utilisation d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de conserver de manière pérenne les documents qu’ils doivent l’être conformément aux normes en vigueur (NF Z42-013, NF 461, NF 15489)
  • Une traçabilité et un pilotage de l’ensemble des étapes des différents processus RH
  • Une bonne gestion des durées de conservation des différents documents RH avec des outils qui permettent de gérer facilement les dates de sort final des documents limitant les risques juridiques
  • Un partage sûr des informations confidentielles avec des tiers dûment identifiés dans un espace sécurisé en maîtrisant facilement l’accès et la disponibilité de ces informations