Les déménagements font partie de la vie d’une entreprise mais n’en représentent pas moins une source d’inquiétude. Vous devez gérer de nombreuses choses : organisation de vos nouveaux locaux, inventaire des éléments à migrer, transfert de votre parc informatique, … mais également le maniement de vos archives papier.

Vous stockez au sein de votre entreprise de nombreux documents administratifs, juridiques, commerciaux, … que vous avez l’obligation de garder pour le bon fonctionnement de votre organisation. Un vrai enjeu économique et patrimonial !

Vient alors à vous une première problématique : la migration de plusieurs années d’archives papiers, qui vont être à stocker et à conserver dans un nouvel espace adapté. À quel coût ? Avec quels moyens humains et matériels ? Qui va être votre chef de projet ? Votre archiviste ? Votre responsable logistique ? … De nombreux éléments contraignants qui peuvent vous amener à faire appel à un prestataire.

 

Un déménagement est une bonne occasion de mettre en place de nouvelles solutions et d’investir dans l’avenir.

Avez-vous envisagé de ne pas déménager vos archives papier mais de les détruire ? Non ? Pour quelles raisons ? La conformité ? La préservation de votre histoire ?  Savez-vous que la réglementation française a énormément avancé sur le sujet et que vous pouvez dès à présent dématérialiser vos archives et supprimer vos documents papiers sans risque ?
En effet, vous pouvez vous libérer de vos contraintes d’archivage physique avec la copie fidèle, une solution sécurisée et accessible via un système d’archivage électronique (ou SAE). Garantissez la fidélité, l’intégrité, la pérennité ainsi que la traçabilité de l’ensemble de vos documents avec un SAE  et conservez la validité de vos archives grâce à la norme NF461. Un système d’archivage électronique conserve la valeur probatoire de vos documents numérisés. Il est donc impossible d’altérer ou de modifier un document importé dans un SAE.

Libérez-vous de vos archives papiers et investissez dès à présent dans la transformation digitale de votre entreprise !