La facture est un document particulier, qui porte des éléments de référence tant en termes de droit du commerce que de droit fiscal. À cet égard, elle doit être produite en deux exemplaires originaux (un exemplaire émetteur – le fournisseur – et un exemplaire destinataire – le client), et « portée » à sa contrepartie, c’est-à-dire livrée chez elle. Les 2 parties, fournisseur et client, doivent enregistrer cette facture dans leur comptabilité conformément à l’originale. Si l’originale comporte une erreur, le client doit l’enregistrer en l’état et éventuellement demander un avoir correctif.

La facture électronique bénéficie d’un contexte réglementaire favorable, avec l’article 289bis du Code Général des Impôts, modifié par l’article 17 de la Loi de Finances rectificative pour 2002, qui permet aux entreprises de transmettre des factures au moyen d’un échange de données informatisées (EDI). De plus, le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 définit les modalités d’émission et de conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique. Ce cadre réglementaire est mature et maintenu.

Quand on parle de dématérialisation de factures, il convient toutefois de préciser s’il est question de dématérialisation de factures sortantes : celles émises par le fournisseur vers ses clients, ou de dématérialisation de factures entrantes : celles reçues par une société de ses fournisseurs.

Factures entrantes : doper la performance

La complexité du traitement des factures entrantes se trouve naturellement accrue avec les évolutions de nos fonctionnements. En effet, plusieurs facteurs concourent à rendre le travail de traitement de ces factures plus difficile :

L’entreprise se trouve naturellement confrontée à des flux de factures entrantes hybrides en termes de format et de source :

  • là où les factures n’étaient que « papier », elles sont maintenant « papier » ou électroniques ;
  • là où elles arrivaient concentrées dans une boîte aux lettres physiques, les factures arrivent désormais par courrier, par mail dans diverses boîtes, voire sous forme de fichiers déposés dans divers espaces ou reçus directement dans des systèmes ;
  • l’exigence de traitement a augmenté. L’époque du simple traitement comptable est révolue. Le contenu de la facture est exploité, détaillé, rapproché et décortiqué pour alimenter des systèmes d’analyse et de décision ;
  • l’exigence de délai de traitement et donc de codification, mais aussi de validation par les différentes parties prenantes (demandeur, acheteur, réceptionneur, payeur, contrôleur), s’est raccourcie de façon inversement proportionnelle à la complexification des processus ;
  • la mondialisation et l’augmentation de la taille des entreprises augmentent la distribution géographique des points d’achat et donc d’entrée des documents de type facture.

La facture entrante devient donc un objet de traitements multiples, simultanés, pluri-géolocalisés, multimédia et toujours contraint par un réglementaire juridico-fiscal de plus en plus exigeant.

La dématérialisation apporte une réponse à cette complexité croissante. Dématérialiser les factures entrantes permet de retrouver une homogénéité du flux entrant, en remettant toutes les factures, quel qu’en soit le format originel, dans un format électronique stocké et porté par un système unique et partagé.

La conservation électronique des factures permet soit par extraction, soit par saisie, à chaque service, à chaque intervenant, d’enrichir dans le temps qui convient au rythme qu’exige sa mission l’enregistrement de la pièce des métadonnées propres à son sujet. Mieux encore, cet enrichissement pourra être renouvelé dans le temps sur une cible d’enregistrements voire la totalité de base quand le besoin s’en fera jour.

La mise à disposition de la facture entrante dans un système de SAE (Système d’Archivage Electronique) apporte également une réponse économique et sécurisée au besoin d’ubiquité de la facture, tant lors des processus de validation par des services répartis en divers lieux que des processus de consultation pendant toute sa période d’archivage. Un tel système permet également la conservation en un point unique de toutes les annotations liées au document original en assurant ainsi un partage bien plus efficace et pérenne d’une note manuscrite sur une photocopie ou un post-it collé sur le document.

Enfin, la dématérialisation de la facture entrante permet de s’affranchir de l’accessibilité rapide à la pièce originelle, ce qui permet d’en réduire de façon notoire le coût de stockage, et d’augmenter la sécurisation du stockage papier et la préservation de l’intégrité physique du document. La Copie Fidèle et Durable permet même la destruction de l’original.

Si l’on dépasse le simple enjeu de partage et de conservation, la dématérialisation de la facture entrante est la première pierre posée à la mise en place d’un véritable hub documentaire pour la Direction Financière, augmentant encore les gains par l’accélération des traitements.

Quand on sait que le traitement d’une facture entrante est estimé en moyenne à 17€, il n’est pas d’organisation qui ne soit pas sensible à une division par 10 de ce coût !