La numérisation simple d’un document papier n’offre au fichier électronique produit qu’une valeur de simple « copie ». Ce principe impose donc la conservation de l’original papier pendant la durée légale nécessaire. Dans ce cas, la copie numérique n’est donc intéressante que pour une utilisation au quotidien, dans une GED par exemple, mais elle ne dispense pas d’un archivage papier des originaux.

La « copie fidèle » est née réellement du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Celui-ci définit les modalités techniques pour qu’un document numérisé puisse être considéré comme une copie fiable (et donc conserver le force probante de l’original papier). Les principales exigences sont les suivantes :

1

TRAÇABILITÉ DU PROCESSUS DE NUMERISATION (NOTAMMENT LE CONTEXTE DE NUMERISATION)

2

UNE EMPREINTE ELECTRONIQUE PERMETTANT DE S’ASSURER QU’UNE MODIFICATION SOIT DETECTABLE.
A noter que ce principe est garanti par défaut dans les cas suivants :
– horodatage qualifié ;
– cachet électronique qualifié ;
– ou signature électronique qualifiée.

3

CONSERVATION DE LA COPIE ELECTRONIQUE « DANS DES CONDITIONS PROPRES A EVITER TOUTE ALTERATION DE SA FORME OU DE SON CONTENU » (SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE RESPECTANT LA NORME NF Z 42-013)

Ce texte fondateur nécessitait tout de même des précisions techniques et organisationnelles qui ont été apportées par la norme NF Z42-026, publiée en mai 2017.

LES POINTS ESSENTIELS DE CETTE NORME SONT :

  • L’identification des responsabilités :
    • le donneur d’ordre (DO) : c’est le propriétaire des documents
    • l’opérateur (OP) : celui qui numérise (service interne ou prestataire extérieur).
  • La convention de numérisation : elle fait office de document « contractuel » entre le donneur d’ordre et l’opérateur. Elle détaille notamment pour les différents documents concernés les modalités de la dématérialisation (traitement d’image, couleur ou N/B, etc.)
  • Les étapes du processus de numérisation autour de 4 cas d’usages :
    • Numérisation centralisée de stock
    • Numérisation décentralisée de stock
    • Numérisation centralisée de flux
    • Numérisation décentralisée de flux

En fonction du cas d’usages, la norme détaille les étapes principales du processus de numérisation  :

1.

Transfert des documents à numériser

2.

Contrôle réception

3.

Préparation

4.

Numérisation

5.

Traitements post-numérisation

6.

Opérations de production des métadonnées

7.

Composition des livrables numériques

8.

Contrôles finaux

9.

Livraison par l’opérateur des livrables numériques

10.

Contrôle des livrables par le DO

11.

Traitement des documents d’origine après numérisation

12.

Élimination des fichiers numériques après livraison

A l’issue de ces étapes l’intégrité du livrable est garanti par un moyen cryptographique (empreinte, cachet serveur, etc.) et est versé dans un système permettant de garantir cette intégrité pendant toute sa durée de conservation :

  • Coffre-fort respectant la norme NF Z42-020
  • Système d’archivage électronique respectant la norme NF Z42-013

Au final les caractéristiques précises de toutes ces étapes sont consignées dans la convention de numérisation.

Schéma général :

Schéma général

A noter que cette norme NF Z 42-026 a été complétée par une certification NF544, en novembre 2018. Il est donc possible de certifier une chaîne « copie fidèle ».

Pourquoi mettre en place une copie fidèle?

Nous voyons que la simple numérisation laisse donc  l’utilisateur « au milieu du gué ». Le document papier est disponible dans un outil électronique (GED ou application métier) mais ne dispense pas de disposer d’un processus d’archivage papier (Classement physique, espace de stockage, gestion des destructions, etc.)

A cela s’ajoute la problématique de conserver le lien entre le document électronique et l’original papier archivé. En effet, si au quotidien l’utilisateur accède au document numérique, il doit être capable de récupérer facilement l’original papier en cas de nécessité.

La mise en place de la « copie fidèle » présente donc des avantages certains :

  • Une dématérialisation complète du papier. En effet, grâce à la possibilité de supprimer les documents originaux papier, il n’est plus nécessaire de cumuler la numérisation et la gestion des archives papier.
  • Pour le cas particulier des documents vitaux de l’entreprise (risque maximum en cas de perte), la conservation de l’original et de la copie fidèle numérique permet de diviser les risques. En effet, l’entreprise dispose de 2 documents avec une force probante comparable, conservés sur 2 supports aux caractéristiques de conservation distinctes.
  • La centralisation des documents à vocation probatoire dans un système d’archivage unique : le système d’archivage électronique.

Ceci participe donc à l’optimisation des processus de gestion documentaire. Le classement, la conservation, l’accès, la destruction, sont donc gérés par des méthodes et  procédures uniques qui facilitent leur administration et leur application.

Focus sur la destruction des originaux papier

Une fois la « copie fidèle » en place, il est donc légalement conforme de détruire les originaux papier. Pour des documents présentant un niveau de risque peu important, il n’y a en général pas d’hésitation. Après un délai de sécurité de quelques jours ou semaines, pour parer à toute erreur dans le processus « copie fidèle », les documents sont supprimés.

Toutefois, pour certains documents présentant un niveau de risque très important pour l’entreprise, le destruction peut s’avérer plus difficile à mettre en place. Il est donc essentiel de bien définir et partager au départ, le périmètre du projet  de « copie fidèle » pour anticiper ces freins. Il est inutile (et coûteux) de faire une copie fidèle si ce document est finalement considéré comme une numérisation « standard ».

Enfin, dans le cadre du contrôle scientifique et technique des archives publiques, la création d’une copie fidèle n’affranchit pas le producteur d’une validation de la destruction des originaux par les Archives de France.

Transférer la force probante de l’original papier à la copie numérique est donc une révolution puisque cela ouvre la porte à la destruction des originaux papier.

Toutefois, le processus de numérisation et de conservation des « copies fidèles » doit répondre à des exigences normatives qui ne sont pas neutres. De la prise en charge des originaux papier jusqu’à la conservation des fichiers électroniques produits, en passant par la traçabilité de l’ensemble du processus, la mise en place de la « copie fidèle » est un projet à part entière.