Le zéro papier au sein des établissements de santé : plus qu’un enjeu, une nécessité.
Aujourd’hui les DPI (dossiers patients informatisés) permettent aux établissements de santé (hôpitaux, cliniques, centre de soins…) d’accéder, via les applications métiers, aux données médicales électroniques du patient. L’identitovigilance est garantie grâce à une prise en charge sécurisée via un classement unique des patients par numéro d’IPP (Identifiant Patient Permanent).

En investissant dans un projet de numérisation des dossiers papier archivés et d’archivage électronique, vous ne gaspillerez plus votre temps à chercher et classer des documents dans vos salles d’archives. Vous ne perdrez plus aucune donnée patient et sécuriserez vos dossiers médicaux. Ne démultipliez plus vos outils ! Centralisez et sécurisez l’ensemble de vos documents et données, issus d’applications métiers, au sein de votre DPI.

Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils pour bien démarrer et réussir votre projet. Ces conseils sont issus de nos retours d’expériences comme par exemple l’hôpital Paris Saint-Joseph, « une transition réussie vers le 100% digital » dont vous découvrirez également le témoignage.

 

Voici les 4 étapes pour réussir votre projet de numérisation et d’archivage électronique et donc votre transformation digitale :

Étape 1. Analyser vos fonds documentaires
Étape 2. Préparer votre conduite du changement
Étape 3. Numériser vos archives
Étape 4. Mettre en place un SAE et garantir la copie fidèle

Étape 1. Analyser vos fonds documentaires

Analyser vos fonds documentaires

Vous déménagez ou vous vous regroupez en un groupe hospitalier ou groupe privé ? Vous souhaitez libérer de l’espace au sein de votre établissement? Vous ne souhaitez plus manipuler de dossiers papiers ? Vous souhaitez éliminer les risques liés au transport des dossiers des archives vers les consultations et retour ?
Avant de rédiger votre appel d’offres, ou de vous renseigner sur les prestataires de numérisation et d’archivage électronique existant, il est indispensable de vous poser les bonnes questions.

Commençons par vos archives papiers, de quoi parle-t-on ? Pour répondre à cette question, vous n’avez pas trente-six solutions pour réaliser l’état des lieux, dirigez-vous dans votre salle d’archives, sélectionnez un échantillon de dossiers en prenant en compte les plus petites chemises et les plus volumineuses, puis faites une moyenne. Cela vous permettra d’estimer le nombre de documents que vous allez devoir numériser.

Comptez bien le nombre de pages, et non le nombre de feuilles, que vous allez numériser. Une page c’est un recto ou un verso tandis qu’une feuille comprend les deux faces. Un détail qui peut faire la différence si l’on souhaite, par exemple, supprimer les pages blanches des dossiers.

Inventoriez également les types de documents (images, résultats d’examens, comptes rendus de consultation, prescriptions thérapeutiques, …) ainsi que les formats (A4, A3, …) : des informations essentielles pour la numérisation ainsi que pour la conservation électronique.

Dans tous les cas, vous ne pourrez pas savoir exactement le nombre de pages que vous allez devoir traiter mais vous aurez une bonne idée du travail à réaliser.

 

Étape 2. Préparer votre conduite du changement

Préparer votre conduite du changement

Mener un projet de transformation digitale est souvent un tournant majeur pour les établissements de santé. Les nouveaux outils et processus liés à la dématérialisation doivent être adoptés par l’ensemble des acteurs (direction, médecins, infirmières, service des archives, …), ainsi en incluant les utilisateurs dans des ateliers de travail et en les accompagnant via des formations vous favoriserez leurs adhésions à la solution.

Chaque établissement de santé est différent et chacun n’aura pas la même aisance avec le digital. Évaluez bien votre niveau de maturité numérique !

Par exemple, certains de nos clients avaient déjà des ateliers de numérisation en interne, d’autres avaient déjà un intérêt fort pour le sujet (outils digitaux déjà présents, présence sur les réseaux sociaux, engagement des collaborateurs, …), mais certains établissements doivent anticiper plus que d’autres l’arrivée de ces nouvelles pratiques. Une fois vos forces et vos faiblesses digitales connues, vous pourrez établir votre diagnostic et mettre en place un plan d’action et de formation adapté à vos profils.

 

Étape 3. Numériser vos archives

Numériser vos archives

Numériser vos archives va vous permettre d’accéder via l’application métier au dossier du patient et donc de vous libérer de la contrainte du papier. Vous pouvez choisir de faire numériser vos dossiers patients et autres documents par un prestataire de confiance ou de le faire vous-même.

Si vous choisissez de passer par un prestataire, vous gagnerez en temps en déléguant la numérisation de vos archives mais, surtout, vous pourrez extraire les informations piégées dans vos documents grâce à l’OCR, l’extraction de données et le text mining. Vous pourrez ainsi réaliser des recherches avancées sur les différents éléments présents au sein du dossier patient : faits d’observation, éléments de diagnostics, de pronostics, de traitements, …. Une aide dont vous ne pourrez plus vous passer au quotidien.

Si vous choisissez de numériser vos archives en interne, vous allez devoir investir dans du matériel spécifique (scanners multi-formats), les paramétrer, les entretenir et former des équipes dédiées.

Pour la première phase de numérisation qui va durer plusieurs mois, nous vous conseillons de sélectionner les dossiers à numériser en priorité, vous pouvez vous organiser selon les prochains rendez-vous patients à venir (file active).

Vous pouvez également recruter quelques personnes supplémentaires au sein de vos ateliers de numérisation. Ces personnes, une fois formées, pourrons préparer et trier les lots à scanner, insérer les bons de numérisation pour que les dossiers patients, une fois numérisés, puissent s’intégrer directement dans votre système d’archivage électronique qui est directement lié à votre DPI.

La numérisation est une étape essentielle, qui demande de l’expertise et de la rigueur. N’hésitez pas à demander des conseils à votre prestataire d’archivage électronique.

 

Étape 4. Mettre en place un SAE et garantir la copie fidèle

Mettre en place un SAE et garantir la copie fidèle

Une fois vos archives numérisées, l’étape suivante est d’archiver vos documents nativement numériques issus des applications métiers pour tendre vers le zéro papier. Le protocole CDAR2 permet le versement de documents électroniques issus d’une application médicale dans un Système d’Archivage Électronique (SAE).

Un SAE permet de sécuriser votre patrimoine documentaire et de répondre aux contraintes juridiques et normatives. Avec ce système, vous pourrez tracer l’ensemble des activités réalisées sur les dossiers et garantir la valeur probatoire des documents. Au-delà de vous assurer de ne plus perdre aucun document, le SAE vous assure de produire une copie électronique dite « fidèle » à condition d’avoir respecté le cadre réglementaire lors de la mise en place de l’atelier de numérisation. En savoir plus sur la norme NF461.

Centralisez vos outils avec un Système d’Archivage Électronique complètement intégré à votre Dossier Patient Informatisé. Simplifiez vos échanges de données cliniques entre votre SAE et votre DPI grâce au connecteur HL7.

Un SAE est structuré grâce à un plan de classement modèle des dossiers électroniques. Vous pouvez, pour ne pas bousculer les habitudes de travail, vous inspirer de l’organisation actuelle de vos dossiers patients. Ainsi, vous pourrez réaliser des plans de classement par année de naissance ou en fonction des spécialités médicales, …

Une fois vos dossiers intégrés dans un SAE, vous pouvez détruire les archives papier. Attention, si vous êtes dans le secteur public vous devez impérativement demander l’autorisation de détruire les documents originaux aux services d’archives compétents.

 

La dématérialisation des dossiers patients va vous apporter plusieurs bénéfices :

La sécurité. Les dossiers patients, une fois numérisés, vont être stockés dans des espaces sécurisés avec système de droits et d’authentification. Vous ne perdrez plus aucun document et garderez une traçabilité de chacune des actions réalisées.

La simplification des recherches de dossiers et de classement des pièces grâce à des outils de recherche avancés et un système de classement intelligent, vous ne perdrez plus de temps.

Des économies. En dématérialisant vos archives, vous gagnerez de la place au sein de votre établissement de santé et diminuerez donc vos coûts de stockage. Vous faciliterez aussi l’accès à l’information et réduirez considérablement vos temps de recherche. Recentrez-vous sur votre cœur de métier !

 

A VENIR : Découvrez le témoignage de L’hôpital Saint Joseph.